Matrice di Eisenhower: come usarla per gestire le priorità

Matrice di Eisenhower - Copertina

La Matrice Eisenhower è uno strumento utilizzato in azienda per gestire al meglio tutte le attività che devono essere svolte tenendo conto dei fattori “tempo” e “priorità”. Da questo punto di vista la matrice può essere favorevolmente impiegata in qualunque dipartimento aziendale in cui si miri a raggiungere obiettivi di produttività e ottimizzazione nella gestione del tempo.

Il suo utilizzo si presta comunque maggiormente in tutte quelle situazioni in cui c’è un gran numeri di attività da svolgere e che richiedono quindi una razionalizzazione del tempo da dedicare e un setting delle priorità e delle urgenze.

Insomma, è uno degli strumenti per organizzare meglio il proprio tempo

 

Matrice di Eisenhower: chi l’ha inventata

La matrice Eisenhower prende il nome da Dwight David Eisenhower – un generale dell’esercito e statista americano che fu anche il 34° presidente degli Stati Uniti dal 1953 al 1961.

Durante la seconda guerra mondiale, fu un generale dell’esercito degli Stati Uniti e preparò l’invasione degli alleati in Europa. Nel corso della sua professione Eisenhower si trovò a prendere frequentemente decisioni di ogni tipo e ciò lo spinse a definire un metodo per razionalizzare il lavoro.

Da questa esigenza discende la creazione della Matrice di Eisenhower

La matrice sfrutta i principi della pianificazione, impostazione delle priorità, delega e programmazione delle attività di impresa.

 

Come usare la matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower, a volte chiamata Matrice decisionale di Eisenhower rappresenta un modo semplice ed efficace per dare priorità alle attività aziendali e gestire meglio il fattore tempo che come si sa è sempre limitato.

La matrice consente di separare le attività che si vogliono analizzare in 4 livelli di priorità di cui uno è opzionale. Uno dei quattro quadranti della matrice infatti ha a che fare con le attività “non importanti e non urgenti” e che quindi possono essere eliminate dal computo complessivo.

A questo punto una visione di insieme della matrice consente all’utente di capire su cosa si deve concentrare.

Matrice di Eisenhower

 

Quadrante 1: Compiti “Importanti” e “Urgenti”

I compiti che ricadono in questo quadrante della matrice di Eisenhower, ricevono il livello più alto di priorità. Rappresentano il vostro obiettivo primario e vanno completati entro il giorno spesso o comunque dandogli priorità rispetto a tutto il resto

 

Quadrante 2: Compiti “Importanti” ma “Non urgenti”

Questi sono gli obiettivi a lungo termine e i compiti che sono importanti ma non hanno ancora una scadenza fissa. Dovreste programmarli in modo tempestivo, facendo quelli più urgenti subito dopo aver finito tutto quello che c’è nel quadrante 1 “Da Fare”.

 

Quadrante 3: Compiti “Non importanti” ma “Urgenti”

Questi compiti sono quelli che potete delegare ad altri professionisti o nominare per completare voi stessi se dovete, ma solo dopo che i vostri compiti del primo e secondo quadrante sono stati completati.

 

Quadrante 4: Compiti “Non importanti” e “Non urgenti”

I compiti che si trovano in questo quadrante della matrice di Eisenhower, possono essere eliminati perché la maggior parte delle volte non hanno nemmeno bisogno di essere portati a termine e sono considerati solo una perdita di tempo.

 

Andiamo ora a vedere le peculiarità di ciascun box della matrice di Eisenhower.

 

Il quadrante 1 Matrice di Eisenhower: DA FARE

Chiamiamo il primo quadrante “Da fare immediatamente” perché questi compiti sono molto importanti e devono essere fatti preferibilmente lo stesso giorno e non più tardi del giorno successivo. Questi sono i compiti che devono essere fatti per evitare conseguenze negative.

Se questi compiti non vengono portati a termine potrebbero comportare crisi, scadenze non rispettate e altri tipi di problemi.

Di solito sono i compiti che richiedono più sforzo fisico e intellettuale, quindi l’obiettivo è gestirli con priorità per avere poi la strada in discesa scendendo lungo le altre priorità

Un abitudine saggia è quella di organizzarsi il giorno lavorativo la sera prima in modo da sapere cosa bisogna fare il giorno successivo

 

Il quadrante 2 della matrice di Eisenhower : DECIDERE

Il secondo quadrante della Matrice Eisenhower si chiama “Decidi quando farlo”. Questi compiti sono importanti ma meno urgenti. Possono essere quindi gestiti pianificandoli a dovere per essere gestiti in una fase successiva.

Il fatto che non siano urgenti non significa che non dovreste programmare scadenze realistiche. Questi compiti infatti potrebbero diventare urgenti e importanti da un momento all’altro e quindi è importante tenerli in forte considerazione.

Dovreste organizzare e pianificare compiti come questo nelle vostre liste di cose da fare giornaliere/settimanali. Provate a seguire i suggerimenti disponibili in questo articolo per fare le liste di cose da fare più efficienti per questo tipo di compiti.

 

Il quadrante 3 della matrice di Eisenhower: DELEGARE

Chiamiamo il terzo quadrante così perché i compiti sono meno importanti per voi che per gli altri, ma ancora piuttosto urgenti. È qui che avere uno spirito di squadra diventa cruciale in qualsiasi cultura aziendale.

Questi sono compiti che tecnicamente potresti fare da solo, ma suggerire una persona migliore per il lavoro significa migliorare il lavoro di squadra e più tempo per te per completare i compiti dei primi due quadranti.

Dovreste tenere traccia dei compiti delegati per telefono, e-mail o all’interno di una riunione per controllare il loro progresso in seguito. Delegare senza monitorare è inutile come non fare affatto il compito perché alla fine nessuno potrebbe essere ritenuto responsabile. Nessun business ha bisogno di compiti che si accumulano senza che nessuno se ne occupi.

 

Il quadrante 4 della matrice di Eisenhower: ELIMINARE

L’ultimo quadrante si chiama “Eliminare” perché ti fa considerare le cose che non dovresti assolutamente fare e “eliminarle” dalla tua routine quotidiana/settimanale.

Scopri e ferma le cattive abitudini che fondamentalmente sono una completa perdita di tempo e non ti rendono produttivo. Si tratta di veri e propri perditempo, come navigare in internet senza un motivo o passare il tempo su email non importanti e non urgenti.

I compiti che ricadono in questo quadrante possono essere completamente eliminati o al massimo relegati a momenti in cui effettivamente non avete nulla da fare. Va da sé che se vi state preoccupando di dare priorità alle vostre attività probabilmente non avete tempi morti nel vostro lavoro, quindi in questo caso la soluzione è eliminare completamente questi compiti.

 

Come usare la Matrice di Eisenhower

Quando si approccia uno strumento di questo tipo, diventa fondamentale fare una To do list, una lista delle cose da fare mettendola per iscritto. Questo libera la vostra mente dalla necessità costante di memorizzare cose. Inoltre, in questo modo vi riterrete responsabili per i compiti a cui avete dato priorità.

Stabilite un limite di compiti che potete includere in ogni quadrante. Non esiste un numero preciso perché molto dipende dalla vostra attività lavorativa.

Un buon metodo è quello di pianificare a fine giornata le priorità del giorno successivo in modo tale da avere la giornata già organizzata.

Per poter lavorare bene con la matrice bisogna eliminare tutte le fonti di distrazione che potrebbero farci perdere tempo durante la giornata.

Infine la procrastinazione è il nemico giurato della matrice di Eisenhower. Se tendete a procrastinare le attività vi troverete con una To do list lunghissima e non sarete più in grado di gestire le priorità.

I compiti che vengono messi nella matrice devono essere portati a termine. Nel frattempo ne possono entrare degli altri ma così come alcuni compiti entrano nella matrice, altri ne devono uscire in un modo o nell’altro.

 

Esempio della Matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower nel marketing torna utile in moltissimi momenti. Ad esempio nella definizione del go to market plan ovvero quando si sta per lanciare un prodotto sul mercato, ci sono moltissime fasi che bisogna rispettare, dalla gestione delle ricerche di mercato allo sviluppo del prodotto alla comunicazione per il lancio. Alcune ovviamente hanno maggiore priorità di altre ma di solito un lancio di un prodotto viene sempre ben pianificato per cui, almeno all’inizio i quadranti utilizzati saranno il quadrante 2 e il quadrante 3.

Facciamo un esempio pratico di utilizzo della matrice di Eisenhower rapportandolo al mio lavoro di gestione di questo blog che curo nel mio tempo libero.

Un blog per essere gestito bene deve essere curato in tanti piccoli particolari ma ci sono alcuni dettagli sui quali non si può soprassedere, come ad esempio la scrittura periodica di articoli.

Vediamo comunque come è compilata la mia matrice di Eisenhower per gestire questo blog:

 

Esempio di Matrice di Eisenhower

 

Conclusioni

La matrice di Eisenhower rappresenta un ottimo metodo per ottimizzare il proprio tempo e le proprie risorse dando la giusta priorità alle cose importanti e avendo sempre tutto ciò che si deve fare a portata di mano.

L’utilizzo costante della matrice vi aiuterà ad allenare il muscolo della decisione e della gestione delle priorità nelle attività aziendali.

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