Mailing List – Cos’è e come crearne una

Aggiornato il 27 Maggio 2023 da Paolo Paccassoni

Se sei arrivato a questo articolo sulla Mailing list probabilmente ti stai avvicinando al mondo dell’email marketing. Hai letto su diversi siti di quanto sia importante avere una lista di email per il tuo business o semplicemente per far crescere il traffico del tuo blog.

Ti sei confrontato con colleghi e amici e hai scoperto che potrebbe essere la via giusta per raggiungere degli obiettivi importanti di fatturato. Tutte cose verissime, infatti l’email marketing è uno degli strumenti ancora maggiormente usati online per:

• Comunicare promozioni
• Tenere informati i tuoi contatti su tutte le novità
• Aumentare la notorietà del tuo marchio
• Entrare in contatto con nuovi potenziali clienti
• Mandare comunicazioni di servizio

Insomma, non c’è davvero limite agli obiettivi che possono essere raggiunti con l’email marketing, quindi partiamo subito. In questo articolo vedremo come è fatta una mailing list, come si crea e come si utilizza correttamente per raggiungere i nostri obiettivi.

Prima di iniziare però mi preme ricordare che la dicitura corretta è Mailing list e non “Mail list” come molti la cercano online.

 

Che cos’è una Mailing list

Quando si parla di Mailing list o Lista di distribuzione si fa riferimento ad un cosa sola, una lista di email sulla quale inviare comunicazioni promozionali. Niente di più. In realtà per utilizzare questo strumento in modo strategico, scoprirai che il dato “email” all’interno della lista è il più importante, poiché è quello che ti da’ il potere del contatto ma non è l’unico se vuoi fare email marketing in modo davvero efficace.

Le liste che ti troverai ad affrontare sono essenzialmente di due tipi:

Il tipo 1, la lista costituita da sole email

Il tipo 2, la lista che contiene altri dati oltre l’email

Le liste del tipo 1 sono molto comuni. Probabilmente le hai raccolte a partire dal box newsletter che hai sul sito. All’utente hai chiesto solo il dato email e questo è il risultato. Questo tipo di lista può andare bene se il tuo scopo è inviare solo newsletter e non hai necessità di inviare comunicazioni specifiche agli utenti.

Le liste del tipo 2 invece, si prestano ad un utilizzo più professionale. Ad esempio se dell’utente conosco la città di residenza e devo proporre un corso di formazione che si terrà a Torino, posso selezionare esclusivamente quelle che abitano in quella città e procedere all’invio dell’email

Tipologie di email

Email gratuite: Ci riferiamo alle email del tipo  @gmail, @libero, @yahoo. Spesso sono usate da privati e a volte da professionisti. In quest’ultimo caso mi preme far presente che non è molto professionale l’utilizzo di email gratuite per la gestione delle proprie comunicazioni lavorative ma come dire..il mondo è bello perché è vario. Spesso email di questo tipo entrano nel nostro database quando utenti privati si iscrivono alla nostra newsletter.

Email generiche con dominio aziendale: info@nomeazienda.it, newsletter@nomeazienda.it. Non sono attribuite a persone specifiche e spesso vengono utilizzate per comunicazioni in entrata e in uscita generiche. Chi le utilizza in altre parole “si sta rivolgendo” all’azienda e non a persone specifiche. Oppure è l’azienda che invia comunicazioni email e dunque utilizza un indirizzo generico come mittente. Questo tipo di email sono spesso rinvenibili nei siti web di aziende o associazioni e vengono utilizzate dai clienti per chiedere informazioni o da potenziali fornitori per proporre i loro servizi

Email role-based con dominio aziendale: marketing@nomeazienda.it, admin@nomeazienda.it, vendite@nomeazienda.it. Anche in questo caso non sono riferite a persone specifiche ma a specifici reparti aziendali. Stesso discorso di cui sopra quindi spesso è possibile trovarle sui siti web delle aziende ed associazioni.

Email personali con dominio aziendale: mario.rossi@nomeazienda.it, luca_bianchi@nomeazienda.it. In quest’ultimo caso parliamo di email che identificano precisamente una persona. Se siete in possesso di queste email probabilmente è perché in passato siete entrati in contatto diretto con quella persona.

Come si crea una mailing list

Quando si decide di intraprendere un attività di email marketing spesso la prima domanda che viene è “Come creo la mia mailing list? Come metto insieme i contatti per fare comunicazione? La domanda è lecita e la risposta non è per niente banale. Quando facciamo questo tipo di attività in realtà dobbiamo porci 2 domande:

• Quali dati devo chiedere all’utente
• Quali sono le fonti di ingresso dei dati

Quali dati chiedere all’utente

Relativamente alla prima domanda dobbiamo capire quali dati ci servono per portare avanti la nostra attività di email marketing. Facciamo un esempio pratico. Siamo un impresa di edilizia e il nostro target sono gli architetti, di qualunque genere e con qualunque giro di affari.

Sul sito abbiamo messo il box newsletter in cui chiediamo solo l’email al fine di inviare tutte le novità relative alla nostra azienda. E’ sufficiente chiedere l’email? Decisamente no. E’ probabile che alla vostra newsletter si iscrivano, studenti , architetti, semplici curiosi etc. Allora la soluzione potrebbe essere inserire nel box newsletter un campo in cui chiediamo la professione di colui che sta lasciando i dati e magari anche il suo nome e cognome.

Con questi due dati aggiuntivi raggiungiamo due scopi.

Il primo è la possibilità di inviare comunicazioni più personali che iniziano con “Caro Roberto” o “Gentile Architetto Gentiloni”.

Il secondo è la possibilità di segmentare ulteriormente il database in base alla professione. Potremmo prendere il solo segmento di coloro che si sono registrati come “Architetto” per inviargli comunicazioni più personalizzate e inviare invece la newsletter generica al resto del database.

Le fonti di ingresso dei dati dell’utente

Relativamente alle fonti di ingresso del dato, rispondono all’esigenza di creare una mailing list partendo da zero. Dal momento che le fonti di creazione di una mailing list sono varie, bisogna stare anche attenti al tipo di comunicazione che si fa. Questo secondo punto lo vedremo più avanti.

Torniamo alla nostra domanda più sopra e capiamo come creare la nostra lista e acquisire nuovi contatti. Visto che le fonti di ingresso dei contatti possono essere varie e con l’entrata del GDPR le cose si sono ulteriormente complicate, vedremo alcuni metodi di creazione della lista e vi do alcuni consigli utili per fare tutto senza rischi.

Box “Iscriviti alla newsletter” presente sul sito

E’ lo strumento più utilizzato in assoluto su siti web di qualunque tipo e di qualunque paese. La nota negativa è che spesso viene relegato al fondo delle pagine e quindi la sua efficacia è davvero minima. Considera che l’utente atterra sul tuo sito per i motivi più vari e spesso lo abbandona, dopo aver trovato le informazioni che cercava. In altre parole se non lo ingaggi in qualche modo, lo avrai perso per sempre. Se invece trovi il modo di spingerlo ad iscriversi alla newsletter, avrai la possibilità di ricontattarlo in futuri.

Il box newsletter spesso si compone di un unico campo in cui chiediamo il dato email. Il vantaggio di avere un box newsletter scarno è sicuramente quello di aumentare la possibilità che l’utente lo compili. Lo svantaggio è che di quell’utente non sappiamo nulla e quindi la mancanza di dati potrebbe essere critica per il nostro business.

Il consiglio che posso dare in questo caso è quello di inserire il box newsletter in un area sempre visibile e fissa sullo schermo, in modo tale che sia facilmente individuabile. Come vedete sul mio sito. Il secondo consiglio è che il form sia impostato in “Double opt in”, un concetto che affronteremo nel prossimo capitolo.

 

Pop-up in home page “Iscriviti e hai il 20% di sconto sul primo acquisto”

E’ il classico pop-up che compare su molti e-commerce. Consiste in una finestra che si apre in autonomia quando visitiamo un sito web. Il pop-up ci invita a iscriverci alla newsletter per avere diritto ad uno sconto. Anche questo metodo funziona molto bene. Se infatti sono arrivato su un e-commerce di vini, probabilmente sto valutando l’acquisto di una o più bottiglie.

Box “Iscriviti alla newsletter e scarica l’ebook gratuito”

Questa è un’altra delle modalità più utilizzate online per generare velocemente una mailing list. Regalare un contenuto gratuito è un forte incentivo a lasciare la propria email.

Il vantaggio di questa modalità di ingaggio è che permette di far crescere la mailing list molto più velocemente. Lo svantaggio è che gli utenti vi hanno lasciato la loro email semplicemente per scaricare la risorsa gratuita.

Questo potrebbe riflettersi in un interesse minore verso le vostre newsletter ed è quello che succede a me quando mando newsletter alle mie due liste.

Dall’immagine di seguito vedete come l’open rate per la prima lista “Lead generation” costruita con la modalità “Scarica la risorsa” ha un tasso di apertura più basso rispetto alla lista “Iscritti Newsletter” entrati invece dal normale box newsletter.

Registrazione all’area riservata del sito web

Alcuni e-commerce richiedono all’utente di iscriversi per poter fruire dei contenuti. Il momento dell’iscrizione è anche un buon momento per chiedere all’utente l’intenzione di iscriversi alla newsletter.

Contatti email reperiti a una fiera a cui abbiamo partecipato

Le fiere sono un ottimo luogo dove reperire nuovi contatti per la nostra Mail list. il reperimento dell’email può avvenire in diversi modi. Se avete uno stand a disposizione è probabile che i visitatori vengano a parlare con voi per prendere informazioni. E’ quella l’occasione per scambiarsi i biglietti da visita.

Nella mia esperienza ho notato che alcuni espositori chiedono ai loro visitatori di compilare brevi form cartacei con i loro dati e il consenso alla comunicazione promozionale. In questo modo oltre ad avere la loro email, carpite anche il consenso esplicito alla comunicazione promozionale, richiesto dal GDPR. Alternativamente potete registrare il loro contatto tramite tablet e fargli pervenire l’email di opt in che poi loro dovranno confermare ma questo lo vediamo nel capitolo successivo

Contatti email di clienti già acquisiti

Spesso nasce la tentazione di prendere la lista dei clienti che già lavorano con noi per mandargli comunicazioni promozionali ma bisogna stare attenti. Il fatto che l’utente ci abbia lasciato la sua email magari per gestire una singola vendita, non ci autorizza a fare comunicazione sul suo indirizzo. Sarebbe meglio inviare prima un email di opt in in chi chiediamo all’utente il permesso di inviargli comunicazioni promozionali e newsletter.

Contatti email acquistati da fornitori professionali

Capita spesso che le aziende vogliano espandere le proprie opportunità di business e decidano di acquistare online dei database di email aziendali. Spesso questi database contengono le famose email generiche info@ commerciale@. Non c’è niente di male nell’acquistare liste email ma bisogna avere ben chiaro come trattarle e quindi accertarsi con il fornitore che tipo di comunicazione si possa fare. Spesso in assenza di specifici consensi, il tipo di comunicazione consentita è quella di permission marketing secondo ciò che dice la legge 196/2003 e la recente normativa del GDPR con legge 678/2016 . In altre parole l’email può contenere la presentazione della vostra azienda, dei vostri servizi e prodotti. Potete richiedere un contatto, invitare a visionare il sito web, a compilare un form etc. Sarebbe sempre meglio non fare immediatamente comunicazione promozionale (parlare di prezzi, sconti, promozioni). Per questo tipo di comunicazione sarebbe meglio ottenere il consenso esplicito dell’utente finale

Contatti email provenienti dai nostri client privati gmail, outlook etc

Non c’è niente di più sbagliato di prendere i propri contatti privati per fare comunicazione. Al di là della normativa, dobbiamo sempre farci la seguente domanda “Questa persona mi ha dato l’autorizzazione ad inviargli questo tipo di comunicazioni?”. Se la risposta è NO, evitate

Contatti email provenienti dal punto vendita

Chi non dispone di un sito web può comunque fare attività di email marketing. Se avete un negozio, l’occasione per richiedere l’indirizzo email dei vostri clienti, è proprio il punto vendita. Di solito si richiede l’indirizzo email in cambio di un piccolo regalo o della tessera fedeltà. L’idea è sempre quella di utilizzare dei form cartacei da far compilare al cliente in modo tale di avere una traccia scritta del consenso prestato. Se invece volete essere più tecnologici, fornitegli un tablet sul quale registrare i propri dati

 

La Privacy, il Gdpr e il Double opt in

In questo capitolo parliamo di 3 aspetti cruciali per chi si approccia al mondo dell’email marketing e alla generazione di una Mailing list. La privacy, la compliance Gdpr e il meccanismo del Double opt in

La privacy Policy e il Gdpr

La privacy policy è un documento legale e pubblico in cui un’azienda, un associazione o un privato documentano il modo in cui raccolgono, utilizzano, divulgano e gestiscono i dati di clienti o prospect. E’ fondamentale dotarsi di una privacy policy se si gestiscono dati di utenti e la gestione di campagne di email marketing non è da meno. Dal momento che avete deciso di costruire una mailing list, dovete anche rendere pubblico ai clienti, l’utilizzo che farete dei loro dati, fosse anche la sola email.

Banalmente se sul vostro sito web avete un box newsletter, nella privacy policy dovete dichiarare che tipo di comunicazioni invierete mediante email. Da questo punto di vista il Gdpr ha portato diverse novità. Ai fini della privacy policy è importante sapere che il consenso fornito, in base al Considerando 32 del Gdpr:

dovrebbe essere espresso mediante un atto positivo inequivocabile con il quale l’interessato manifesta l’intenzione libera, specifica, informata e inequivocabile di accettare il trattamento dei dati personali che lo riguardano, ad esempio mediante dichiarazione scritta, anche attraverso mezzi elettronici, o orale”

Nel caso di un box newsletter in cui chiediamo solo il dato email e il nome e il box recita esplicitamente che l’obiettivo è quello di inviare newsletter, non c’è bisogno del famoso check-box privacy che l’utente deve spuntare. Come accade sul mio sito web. Basta la dicitura “Cliccando su ISCRIVITI accetti la privacy policy”, ovviamente con il link alla privacy policy.

Se invece tramite l’iscrizione alla newsletter volete inviare non solo newsletter ma anche promozioni, comunicazioni varie, il box deve avere diversi check-box, ciascuno per ogni consenso specifico.

Il double opt in

Il  Double opt in sostanzialmente è un doppio controllo tecnico e funziona in questo modo. L’utente che si iscrive al box newsletter, riceve immediatamente un email sulla sua casella. Nell’email viene indicato di cliccare su un certo link per confermare l’iscrizione. Una volta che l’utente ha cliccato su quel link, viene effettivamente iscritto alla newsletter.

Sebbene per alcuni sia visto come un meccanismo ostico che ostacola le iscrizioni, in realtà è uno strumento che ci permette di avere due vantaggi in uno.

Da un lato siamo certi che l’utente che ha compilato il box newsletter sia un utente reale e che quindi l’email che ha lasciato esiste. Se non esistesse non riceverebbe l’email di conferma e dunque non si iscriverebbe.

Dall’altro assolviamo anche alla richiesta di consenso esplicito voluto dal Gdpr. Il meccanismo del double opt in infatti è un modo inequivocabile con cui l’utente ci sta manifestando il proprio consenso a ricevere le nostre newsletter e il consenso rimane tracciato elettronicamente.

 

Segmentare i contatti di una Mailing list

Il concetto di segmentazione dei contatti di una mailing list è vecchio quanto il mondo. Segmentare significa creare sottoinsieme di contatti a partire dal contenitore principale. Perché la segmentazione ci aiuta nell’attività di email marketing? Come abbiamo visto nell’esempio all’inizio dell’articolo, per poter fare attività di email marketing in modo efficace dobbiamo conoscere i nostri iscritti.

Se devo sponsorizzare un evento a Milano e nel mio database ho la  città di residenza degli iscritti, posso creare un segmento di coloro che al campo “Città” hanno Milano. Una volta creato il segmento Milano, posso invitare esclusivamente questo segmento a partecipare all’evento.

Se ho la lista di coloro che hanno acquistato dal mio e-commerce e per ciascuno so cosa hanno comprato, potrei creare segmenti utili per gestire Up-selling di prodotto. Ad esempio nella mia mailing list ho un sottoinsieme di coloro che hanno acquistato uno smartphone. Creo il segmento Smartphone e gli mando un offerta per acquistare la cover!

Il concetto è semplice. Tanto più conosco i miei utenti, tanto migliori possono essere le mie comunicazioni. Non è necessario avere una mailing list ampia. Basta anche una piccola ma di cui sappiamo tutto.

 

Utilizzo di strumenti professionali per la gestione degli invii

Se pensate si possa iniziare a gestire una mailing list con il normale client di posta Gmail o Outlook…avete ragione ma fino ad un certo punto. Vi renderete conto che questi strumenti sono molto limitati rispetto alle esigenze di fare un email marketing professionale. Online esistono piattaforme che nascono a questo scopo e permettono di gestire Mailing list in modo impeccabile.

Le moderne piattaforma di email marketing consentono di gestire professionalmente l’invio massivo, le liste, i segmenti, le disiscrizioni, le email inesistenti, il double opt in e i template grafici, per creare email che convertono davvero.

Molte piattaforme di questo tipo hanno un piano entry level gratuito e dunque non resta che provarle. Giusto per citarne qualcuna : 4Dem.it, Mailchimp, Get-response etc

 

Conclusioni

Una mailing list se ben gestita può dare davvero grandi soddisfazioni. Non serve che sia gigante, serve solo che sia ben curata. Sforzatevi di individuare quali informazioni dovete chiedere ai vostri prospect e poi trovate il modo più originale per carpire i loro dati. Rassicuriamo sempre l’utente che i suoi dati sono in buone mani, dotatevi di una privacy policy se non ce l’avete e di uno strumento per gestire professionalmente gli invii.

Se volete consigli per la vostra attività di email marketing non esitate a scrivermi! E soprattutto

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